TRANSPARENZRICHTLINIE ONSEN®

ONSEN® handelt transparent!

1. Definitionen

1.1. Die Transparenzrichtlinie legt die Regeln für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch die Onsen Sp. z o.o. mit Sitz in Toruń an der Marii-Skłodowskiej-Curie-Straße 71G, eingetragen im Nationalen Gerichtsregister unter der Nummer 0000588698, mit der REGON-Nummer 363084435 und der NIP-Nummer 9562314576, im Folgenden als Administrator bezeichnet, fest.

1.2 Personenbezogene Daten sind Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person durch einen oder mehrere spezifische Faktoren, die deren physische, physiologische, genetische, mentale, wirtschaftliche, kulturelle oder soziale Identität bestimmen, einschließlich der IP-Adresse des Geräts, Standortdaten, Internetkennung und Informationen, die über Cookies oder ähnliche Technologien gesammelt werden.

1.3 Die betroffene Person ist jede natürliche Person, die den Service besucht, einen oder mehrere der in der Transparenzrichtlinie beschriebenen Dienste oder Funktionen nutzt, sowie jede Person, deren personenbezogene Daten vom Administrator verarbeitet werden.

2. Datenverarbeitung

2.1 Datenverarbeitung durch den Administrator erfolgt gemäß geltendem Recht und den Grundsätzen der Datenverarbeitung. Der Administrator gewährleistet Transparenz des Prozesses der Verarbeitung personenbezogener Daten, indem er über den Zweck und die rechtliche Grundlage der Verarbeitung zum Zeitpunkt der Datenerhebung informiert, z. B. beim Abschluss eines Kaufvertrags für Waren oder Dienstleistungen. Daten werden nur in dem erforderlichen Umfang erhoben und für eine bestimmte Zeit verarbeitet.

2.2 Um die Sicherheit und Vertraulichkeit personenbezogener Daten zu gewährleisten, ergreift der Administrator angemessene Sicherheitsmaßnahmen. Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informiert der Administrator gemäß geltendem Recht die entsprechenden Behörden. Kontakt zum Administrator ist per E-Mail, auf dem Postweg oder persönlich möglich.

2.3 Um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten, implementiert der Administrator Verfahren, die den Zugriff auf Daten nur autorisierten Personen ermöglichen. Er setzt auch technische und organisatorische Lösungen ein und überwacht die Aktivitäten von Auftragsverarbeitern, um ein angemessenes Sicherheitsniveau für personenbezogene Daten zu gewährleisten. Der Administrator führt regelmäßig eine Risikoanalyse im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung durch und ergreift Maßnahmen zur Erhöhung der Datensicherheit, wenn dies erforderlich ist.

3. Kontakt zum Administrator

3.1 Kontakt zum Administrator ist unter der E-Mail-Adresse biuro@onsen.eu möglich, sowie durch Nutzung des Kontaktformulars auf der Website oder auf dem Postweg an die Adresse des Administrators in Toruń, ul. Marii Skłodowskiej-Curie 71G.

4. Sicherheit personenbezogener Daten

4.1 Der Administrator ergreift eine Reihe von Maßnahmen, um die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Er hat Verfahren implementiert, die nur autorisierten Personen den Zugriff auf Daten ermöglichen, und verwendet organisatorische und technische Lösungen, um Aufzeichnungen und Operationen mit personenbezogenen Daten nur durch autorisierte Personen zu ermöglichen. Darüber hinaus stellt er sicher, dass alle Auftragnehmer und sonstigen Dritten, die personenbezogene Daten in seinem Auftrag verarbeiten, angemessene Sicherheitsmaßnahmen treffen.

4.2 Der Administrator analysiert regelmäßig das Risiko im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten und überwacht die Angemessenheit der eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen im Verhältnis zu den identifizierten Bedrohungen. Bei Bedarf ergreift er zusätzliche Maßnahmen zur Erhöhung der Datensicherheit.

4.3 Die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten entsprechen den geltenden gesetzlichen Bestimmungen. Der Administrator verarbeitet Daten gemäß den festgelegten Zwecken und Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung, wobei er Transparenz im Prozess sicherstellt und zum Zeitpunkt der Datenerhebung über die Datenverarbeitung informiert.

5. Korrespondenz

5.1 Wenn Sie den Administrator per E-Mail, in sozialen Medien oder per traditioneller Post zu Angelegenheiten kontaktieren, die nicht direkt mit den von Ihnen genutzten Diensten oder mit Verträgen oder Beziehungen in Verbindung stehen, werden Ihre personenbezogenen Daten, die in dieser Korrespondenz enthalten sind, nur zum Zweck der Kommunikation und Lösung der in der Korrespondenz behandelten Angelegenheit verarbeitet. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten in solchen Fällen ist das berechtigte Interesse des Administrators, das darin besteht, das gemeldete Problem zu lösen.

5.2 Der Administrator verarbeitet nur die für den jeweiligen Fall relevanten personenbezogenen Daten, die in der Korrespondenz enthalten sind. Die gesamte Korrespondenz wird sicher aufbewahrt, und nur autorisierten Personen wird Zugang zu den darin enthaltenen personenbezogenen Daten und anderen Informationen gewährt.

6. Telefonischer Kontakt

6.1 Wenn Sie sich telefonisch mit dem Administrator in Angelegenheiten in Verbindung setzen, die nicht mit einem geschlossenen Vertrag oder erbrachten Dienstleistungen zusammenhängen, kann der Administrator nur dann um die Angabe personenbezogener Daten bitten, wenn dies zur Bearbeitung des gemeldeten Problems im Zusammenhang mit seiner geschäftlichen Tätigkeit erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten in solchen Fällen ist das berechtigte Interesse des Administrators, das darin besteht, das gemeldete Problem zu lösen.

6.2 Telefonate können aufgezeichnet werden, wobei zu Beginn des Gesprächs Informationen zur Aufzeichnung an die betroffene Person weitergegeben werden. Die Aufnahmen dienen der Qualitätskontrolle, der Überprüfung der Arbeit der Berater und statistischen Zwecken. Nur Mitarbeiter des Administrators und Personen, die die Hotline des Administrators bedienen, haben Zugang zu den Aufnahmen.

6.3 Die in den Gesprächsaufzeichnungen enthaltenen personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Kundenbetreuung und Interessentenbetreuung durch die Hotline verarbeitet, sofern ein solcher Service angeboten wird. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung in diesem Fall ist die Notwendigkeit der Verarbeitung zur Erbringung des Dienstes. Darüber hinaus werden die Daten zur Qualitätskontrolle, zur Überprüfung der Arbeit der Berater sowie zu Analyse- und Statistikzwecken verarbeitet. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung in diesen Fällen ist das berechtigte Interesse des Administrators, das darin besteht, die hohe Servicequalität für Kunden und Interessenten zu gewährleisten sowie die Qualität der Arbeit der Berater sicherzustellen und statistische Analysen zur telefonischen Kommunikation durchzuführen.

7. Videoüberwachung

7.1 Zur Gewährleistung der Sicherheit von Personen und Eigentum sowie zur Aufrechterhaltung der Ordnung auf dem von dem Administrator verwalteten Gelände wird Videoüberwachung und Zugangskontrolle zu den Räumlichkeiten und Gelände der Firma eingesetzt. Die auf diese Weise erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu Sicherheitszwecken und zur Abwehr von Ansprüchen oder zur Durchsetzung von Ansprüchen des Administrators verarbeitet. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in Form von Videoaufzeichnungen und Daten aus dem Ein- und Ausgangsregister beruht auf dem berechtigten Interesse des Administrators, das darin besteht, die Sicherheit von Personen und Eigentum auf dem von ihm verwalteten Gelände zu gewährleisten und seine Rechte zu schützen. Der überwachte Bereich ist angemessen gekennzeichnet, um auf die Überwachung hinzuweisen. Dadurch sind die Personen, die das Gelände nutzen, über die durchgeführte Überwachung informiert.

8. Soziale Netzwerke

8.1 Der Administrator verarbeitet personenbezogene Daten, die von Personen hinterlassen wurden, die seine öffentlichen Profile in sozialen Netzwerken besuchen, wie z. B. LinkedIn, TikTok, Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest oder YouTube. Diese Daten können Kommentare, Likes und Internet-IDs umfassen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist das berechtigte Interesse des Administrators, das die Förderung der Marke des Administrators und die Verbesserung der Qualität der angebotenen Dienstleistungen sowie die Durchführung von Analysen und Benutzerpräferenzen umfasst. Es sei darauf hingewiesen, dass diese Information nicht die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Betreiber von Social-Media-Plattformen betrifft, die für die Datenverarbeitung auf ihren eigenen Social-Media-Plattformen verantwortlich sind. Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen, die die Profile des Administrators in sozialen Netzwerken besuchen, erfolgt zu folgenden Zwecken:

8.1.1 Feststellung ihrer Aktivitäten auf den Profilen.

8.1.2 Effektive Profilführung durch Bereitstellung von Informationen über die Initiativen, Aktivitäten des Administrators sowie Werbung für Veranstaltungen, Dienstleistungen und Produkte.

8.1.3 Verwendung von Daten zu statistischen und analytischen Zwecken.

8.1.4 Verwendung von Daten zur Durchsetzung von Ansprüchen oder zur Abwehr von Ansprüchen.

9. Wettbewerbe

9.1 Der Administrator verarbeitet personenbezogene Daten von Teilnehmern an Wettbewerben, die für die Teilnahme am Wettbewerb und die Vergabe von Preisen erforderlich sind. Diese Daten können Vorname, Nachname, Profilname in sozialen Netzwerken und andere im Rahmen der Wettbewerbsaufgabe erforderliche Daten umfassen.

9.2 Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zum Zwecke der Durchführung des Wettbewerbs, der Ermittlung der Gewinner, der Vergabe von Preisen und der Erfüllung steuerlicher Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Preisvergabe. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist das berechtigte Interesse des Administrators, das darin besteht, den Wettbewerb durchzuführen, die Gewinner zu ermitteln und gegebenenfalls Ansprüche geltend zu machen oder sich gegen Ansprüche zu verteidigen. Darüber hinaus besteht die Verpflichtung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die dem Administrator aus den steuerlichen Vorschriften im Zusammenhang mit der Preisvergabe obliegt. Es sei darauf hingewiesen, dass diese Datenverarbeitung ausschließlich für Zwecke im Zusammenhang mit konkreten Wettbewerben erfolgt und ohne Zustimmung der Wettbewerbsteilnehmer nicht für andere Zwecke verwendet wird.

10. Rekrutierung

10.1 Im Rahmen von Rekrutierungsprozessen erwartet der Administrator, dass Bewerber nur die personenbezogenen Daten angeben, die nach den Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuchs und anderer für die Rekrutierung geltender Vorschriften erforderlich sind. Es sollten keine zusätzlichen Informationen übermittelt werden. Wenn Bewerbungen jedoch zusätzliche Daten enthalten, die über den in den Arbeitsrechtsvorschriften festgelegten Umfang hinausgehen, basiert die Verarbeitung dieser Daten auf der Einwilligung des Bewerbers.

10.2 Wenn die bevorzugte Beschäftigungsform ein Arbeitsvertrag ist, werden die Daten verarbeitet, um die aus den Arbeitsrechtsvorschriften resultierenden Verpflichtungen zu erfüllen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Notwendigkeit zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die dem Administrator obliegt.

10.3 Wenn die bevorzugte Beschäftigungsform ein Dienstvertrag ist, werden die Daten zur Durchführung des Rekrutierungsprozesses verarbeitet. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Notwendigkeit, auf Antrag der betroffenen Person vor Vertragsabschluss Maßnahmen zu ergreifen.

10.4 Die Daten können auch zur Durchführung des Rekrutierungsprozesses im Hinblick auf Daten verarbeitet werden, die weder gesetzlich vorgeschrieben sind noch vom Administrator angefordert werden, sowie für zukünftige Rekrutierungsprozesse. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Einwilligung des Bewerbers.

10.5 Die Überprüfung der Qualifikationen und Fähigkeiten des Bewerbers sowie die Festlegung der Arbeitsbedingungen sind ebenfalls Ziele der Datenverarbeitung. Die Rechtsgrundlage dafür ist das berechtigte Interesse des Administrators.

10.6 Die Daten können auch zur Feststellung oder Geltendmachung von Ansprüchen oder zur Verteidigung gegen Ansprüche verarbeitet werden. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist das berechtigte Interesse des Administrators.

10.7 Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Wenn die Einwilligung für zukünftige Rekrutierungsprozesse erteilt wurde, werden personenbezogene Daten nach zwei Jahren gelöscht, es sei denn, die Einwilligung wird zuvor widerrufen.

10.8 Die Angabe der im Arbeitsgesetzbuch erforderlichen Daten ist erforderlich, um die Bewerbung im Rekrutierungsprozess zu prüfen. Das Nichtvorliegen dieser Daten führt dazu, dass die entsprechende Bewerbung nicht berücksichtigt wird. Die Angabe anderer Daten ist freiwillig.

11. Dienstleistungen und andere Verträge

11.1 Im Falle der Erhebung von Daten zur Durchführung eines bestimmten Vertrags ist der Administrator verpflichtet, dem betroffenen Subjekt detaillierte Informationen zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Diese Informationen werden zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses oder im Falle der Erhebung personenbezogener Daten vor Vertragsabschluss bereitgestellt, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um auf Anforderung des betroffenen Subjekts tätig zu werden.

11.2 Detaillierte Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten umfassen unter anderem:

• Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem abgeschlossenen Vertrag;
• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich Einwilligung oder Notwendigkeit der Verarbeitung zur Vertragserfüllung;
• Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
• Rechte des betroffenen Subjekts in Bezug auf die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten, wie das Recht auf Zugang, Berichtigung, Löschung von Daten, Widerspruchsrecht und andere Rechte gemäß den gesetzlichen Bestimmungen;
• Informationen über die mögliche Übermittlung personenbezogener Daten an andere Empfänger, wenn dies im Rahmen der Vertragserfüllung erforderlich ist.

11.3 Die Bereitstellung dieser Informationen ist wichtig, um die Transparenz und den Schutz personenbezogener Daten der betroffenen Subjekte im Zusammenhang mit abgeschlossenen Verträgen und der Ausführung von Handlungen auf deren Anfrage zu gewährleisten.

12. Personal von Geschäftspartnern oder Kunden

12.1 Im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Durchführung von Handelsverträgen im Rahmen der Geschäftstätigkeit erhebt der Administrator von Geschäftspartnern oder Kunden Daten von Personen, die an der Durchführung solcher Verträge beteiligt sind. Diese Daten können Personen umfassen, die berechtigt sind, Kontakt aufzunehmen, Bestellungen aufzugeben, Aufträge auszuführen sowie andere erforderliche Daten. Der Umfang der übermittelten Daten ist auf das für die Vertragserfüllung erforderliche Maß beschränkt und umfasst in der Regel Vorname, Nachname und geschäftliche Kontaktdaten. Die Verarbeitung solcher personenbezogenen Daten dient dem berechtigten Interesse des Administrators und seines Geschäftspartners.

12.2 Diese Daten können Dritten, die an der Vertragserfüllung beteiligt sind, sowie Personen, die gemäß den Bestimmungen über die Offenlegung öffentlicher Informationen Zugang zu den Daten haben, offengelegt werden, sowie Personen, die im Rahmen von Verfahren auf der Grundlage des öffentlichen Auftragsrechts Zugang zu den Daten haben, soweit dies in diesen Bestimmungen vorgesehen ist.

12.3 Die Daten werden für die zur Verfolgung der Interessen erforderliche Zeit sowie zur Erfüllung der sich aus den gesetzlichen Bestimmungen ergebenden Pflichten verarbeitet und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Die langfristige Speicherung von Daten ist auf das notwendige Minimum beschränkt, um gegebenenfalls Ansprüche geltend zu machen oder sich gegen solche zu verteidigen.

13. Sanktionslisten

13.1 Der Administrator ist verpflichtet zu überprüfen, ob er direkt oder indirekt mit Unternehmen zusammenarbeitet, die auf den Sanktionslisten des Ministers für Inneres und Verwaltung der Republik Polen sowie gemäß den entsprechenden Bestimmungen der Europäischen Union stehen. Zur Erfüllung dieser Verpflichtung verarbeitet der Administrator personenbezogene Daten von Vertretern des Vertragspartners, wie Vorstandsmitgliedern, Prokuristen oder tatsächlichen Begünstigten. Dies dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die dem Administrator obliegt.

13.2 Die Daten werden für die Dauer der rechtlichen Verpflichtung des Administrators verarbeitet, unter Berücksichtigung der Dauer der Zusammenarbeit mit dem zu überprüfenden Vertragspartner. Der Administrator informiert, dass die Bereitstellung von Informationen an Vertreter des Vertragspartners von Art. 14 Abs. 5 lit. b der Allgemeinen Datenschutzverordnung ausgenommen ist, und zwar aufgrund der Einwilligung. Gleichzeitig, im Interesse des Schutzes der Rechte und Freiheiten sowie der berechtigten Interessen der betroffenen Personen, stellt der Administrator diese Informationen öffentlich zur Verfügung.

14. Andere Fälle

14.1 Der Administrator erhebt auch in anderen Fällen personenbezogene Daten, wie den Aufbau und die Nutzung von dauerhaften Geschäftskontakten während Geschäftstreffen oder Branchenveranstaltungen. Die Verarbeitung von Daten in diesen Situationen basiert auf dem berechtigten Interesse des Administrators, ein Netzwerk von Kontakten im Zusammenhang mit seiner Geschäftstätigkeit aufzubauen. Die in solchen Fällen gesammelten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für den Zweck verarbeitet, zu dem sie erhoben wurden, und der Administrator gewährleistet ihren angemessenen Schutz.

14.2 Im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit kann der Administrator personenbezogene Daten an externe Parteien wie IT-Dienstleister, Buchhaltungsfirmen, Marketing- oder Personalvermittlungsagenturen weitergeben. Der Administrator behält sich auch das Recht vor, ausgewählte Informationen über das Datenobjekt den zuständigen Behörden oder Dritten offenzulegen, die ein solches Ersuchen stellen können, gestützt auf geeignete Rechtsgrundlagen und gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen.

14.3 Bei der Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) stellt der Administrator einen angemessenen Datenschutz durch die Anwendung geeigneter Mechanismen sicher, wie etwa Entscheidungen der Europäischen Kommission, Standardvertragsklauseln oder verbindliche Unternehmensregeln.

14.4 Die Dauer der Datenverarbeitung hängt von der Art der erbrachten Dienstleistung und dem Verarbeitungszweck ab. Sie kann auch durch gesetzliche Bestimmungen oder das berechtigte Interesse des Administrators festgelegt sein. Die Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich des Rechts auf Zugang, Berichtigung, Löschung von Daten und Widerspruch gegen die Verarbeitung, werden gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen beachtet.

15. Rechte der betroffenen Personen

15.1 Den betroffenen Personen stehen folgende Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Recht auf Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten;
• Recht auf Erhalt einer Kopie der Daten;
• Recht auf Berichtigung;
• Recht auf Löschung der Daten;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
• Recht auf Datenübertragbarkeit;
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung von Daten zu Marketingzwecken;
• Recht auf Widerspruch gegen andere Verarbeitungszwecke von Daten;
• Recht auf Widerruf der Einwilligung;
• Recht auf Beschwerde.

15.2 Wenn Sie Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Administrator ausüben möchten, können Sie eine entsprechende Anfrage in beliebiger Form stellen.

15.3 Der Administrator kann um zusätzliche Informationen zur Identifizierung des Antragstellers bitten. Die Bereitstellung zusätzlicher Daten ist nicht obligatorisch, kann jedoch dazu beitragen, eine schnellere Bearbeitung des Antrags zu ermöglichen.

15.4 Wenn das Anliegen durch einen Bevollmächtigten eingereicht wird, empfiehlt der Administrator, dass die Vollmacht von einem Notar, einem bevollmächtigten Rechtsanwalt oder einem Anwalt beglaubigt wird, um den Authentifizierungsprozess zu beschleunigen.

15.5 Der Administrator verpflichtet sich, innerhalb eines Monats nach Erhalt des Antrags eine Antwort zu geben. Falls eine Verlängerung dieser Frist erforderlich ist, wird der Administrator den Antragsteller über die Gründe für die Verzögerung informieren.

15.6 Die Antwort auf den Antrag erfolgt in derselben Form wie der Antrag gestellt wurde, es sei denn, der Antragsteller fordert eine andere Form. Informationen über den gestellten Antrag sowie die Person, die ihn gestellt hat, werden so aufbewahrt, dass die Integrität und Vertraulichkeit der Daten gewährleistet ist.

16. Änderungen vorbehalten

16.1 Die Richtlinie wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert. Die neueste Version der Richtlinie wurde am 29. Februar 2024 genehmigt und wird angewendet.